Cosa non devi assolutamente lasciare al caso nella ricerca della location perfetta per il tuo evento
Organizzare un evento si sa, è molto stressante. E questo non solo per quello che sarà il giorno dell’evento in se per se, ma per tutto quello che viene necessariamente prima. Diciamocelo, l’organizzazione di un evento è come una grande piramide: se mancano le basi, potrebbe crollare tutto da un momento all’altro, e la faccia ce l’avremo messa noi! ecco perché, una delle cose più importanti da fare in questi casi è la scelta della giusta location.
Location per eventi in Umbria: 5 cose che devi assolutamente considerare
Parlare di eventi significa quasi sempre scelta della giusta location. La location in questi casi gioca infatti un ruolo fondamentale. Bella? Sicuramente. Ma soprattutto pratica. Gli invitati dovranno infatti sentirsi come a casa propria e ricreare l’effetto “casa” è molto difficile. Che si tratti di un evento di formazione o di una festa aziendale, potrai essere soddisfatto del lavoro fatto solo quando vedrai i sorrisi sui volti degli invitati. E allora come fare in modo di scegliere la location giusta per le nostre necessità?
Posizione
Pensi sia scontato? Assolutamente no! Quante volte, partecipando ad un evento business, hai rischiato di fare ritardo perché la location si trovava molto lontano dal centro città, non presentava abbastanza parcheggi o era praticamente irraggiungibile in auto? Tante, e non vorresti che tutto questo sia vissuto dai tuoi invitati immagino. Non mettere mai al primo posto bellezza o atmosfera. Al primo posto va la facilità di spostamento per i tuo invitati.
Attrezzatura in loco
Quando si organizza un evento che possa essere di formazione, informazione aziendale o simili, ciò di cui abbiamo bisogno sono determinate attrezzature tecniche che ci aiutino a svolgere al meglio il nostro lavoro e a veicolare i contenuti che vogliamo il nostro pubblico ascolti o visualizzi. Scegli una location che metta a disposizione materiali come un tavolo multimediale touchscreen, un sistema per le videoconferenze, un impianto audio e video che funzioni alla perfezione. IMPORTANTE: gli eventi in cui non c’è campo e il wifi non regge tutti i dispositivi non sono più accettabili!
Staff tecnico
La tua sala è piena di tutti gli ultimi ritrovati della tecnologia ma… hai pensato allo staff tecnico? Anche la migliore attrezzatura del mondo rimane inutile se non la si sa utilizzare.
Illuminazione
La luce è importante, ed è importante che sia regolata in modo tale che non vada ad influire negativamente sulla vista degli invitati. Non troppo alta, perché andrebbe a riflettersi sui materiali cartacei creando fastidiosi riverberi, ma neanche troppo bassa, se non vogliamo conciliare il sonno.
Spazi
Gli spazi a disposizione sono importanti, per trattenere gli invitati anche dopo che la conferenza o riunione sarà finita. Una location che mette a disposizione più stanze ti permetterà di dare ai tuoi invitati la possibilità di fare networking e scambiarsi idee in seguito a ciò che hanno ascoltato, magari di fronte ad un caffè e mangiando qualche bocconcino che avrai organizzato con la tua agenzia di catering preferita!
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